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Sicher bestellen und mehr wissen durch digitalen Datenaustausch

05.12.2022

Roto unterstützt Fensterhersteller bei der Umstellung auf EDI / Elektronischer Bestellvorgang spart Zeit und vermeidet Fehler / Digitalisierung bei Fensterherstellern „nimmt Fahrt auf“ / Roto-Kundenportal macht Lieferinformationen digital zugänglich

Leinfelden-Echterdingen – „Was zwischen dem Beschlaghandel, einigen industriellen Fensterherstellern und Roto schon Standard ist, steht aktuell auch bei vielen kleineren Unternehmen auf der Agenda, die sich mit der Digitalisierung ihrer Prozesse befassen“, berichtet Petr Jehlicka, Leiter Kunden- und Marktlogistik. Die Rede ist von Electronic Data Interchange (EDI), dem elektronischen Datenaustausch für Bestellung, Lieferavisierung und Rechnung.

Hersteller erkennen die Chancen

Bestellen und bezahlen per Internet ist im persönlichen Alltag längst Standard. „Viele erleben im privaten Umgang mit modernen Web-Shops bereits seit Jahren, dass das System auf einen möglichen Fehler bei der Bestellung hinweist und tatsächlich alle relevanten Fakten zu Maßen, Farben und sonstigen Ausführungen abfragt.“ Im Ergebnis sind Anwender dankbar für die Sicherheit, das Richtige bestellt zu haben und für die Mail, die meist kurze Zeit später über den Liefertermin informiert. „Bei wichtigen Partnern elektronisch zu bestellen, macht für Fensterhersteller natürlich noch deutlich mehr Sinn als das Shoppen im Internet.“ Denn EDI gibt allen Beteiligten die Möglichkeit, schnell bzw. sogar in Echtzeit zu reagieren und gewährleistet den fehlerfreien Datenaustausch, fasst Jehlicka die Vorteile des Systems zusammen.

Inzwischen werden rund 40 % aller Auftragspositionen weltweit elektronisch an Roto gesendet und vom System automatisch ohne zeitaufwändiges Zutun von Mitarbeitenden verarbeitet, die Aufträge prüfen und einpflegen. „Das ist ökonomisch für beide Seiten und verkürzt die Bearbeitungs- und damit verbunden die Lieferzeiten.“

Voller Nutzen

Der Umfang der digitalen Services werde individuell mit jedem Kunden abgestimmt und umgesetzt, so Jehlicka. Roto-Partnern stünden dabei grundsätzlich zwei Wege des elektronischen Datenaustauschs offen: Sie übermitteln ihre Bestellungen im sogenannten Mail2EDI-Verfahren, indem sie ein SAP-fähiges Bestellformular nutzen und versenden. Oder sie wickeln den gesamten Prozess vollautomatisch bis zur Rechnung im EDI-Verfahren ab. In dieser sogenannten „Vollstufe“ werden Auftragsbestätigung, Lieferavisierung, Rechnung und auf Wunsch weitere wichtige, zuvor gemeinsam festgelegte Dokumente elektronisch ausgetauscht. Selbstverständlich berät der Beschlagspezialist Interessierte weltweit zum Einstieg in das EDI-Verfahren und begleitet seine Kunden bei der Umsetzung.

Self-Service

Integriert werden soll der EDI-Service schon bald in ein Roto-Kundenportal, das neben vielen weiteren Aspekten zusätzlichen Nutzen für die Nachverfolgung des Bestellvorgangs stiftet: Fensterhersteller und Beschlaghandel wählen sich via Internet ein, um Informationen z. B. zu früheren Bestellungen, zu einem Lieferstatus oder zu Rechnungen zu erhalten. „Das neue Kundenportal bringt also noch mehr Transparenz und Sicherheit durch tagesaktuelle Informationen zu laufenden und geplanten Aufträgen“, gibt Jehlicka einen Ausblick auf das Portal. Sein Fazit: Fensterhersteller, die sich bislang noch nicht mit dem elektronischen Bestellwesen befasst haben, sollten das möglichst bald nachholen. „Die Branche wird immer digitaler, und der elektronische Austausch mit servicestarken Partnern wie Roto spart Zeit, bringt mehr Sicherheit und ist unerlässlich für alle, die die Effizienz in ihrem Unternehmen steigern wollen.“