Klokkenluiderssysteem
Correct en gedrag binnen regels heeft bij Roto Group de hoogste prioriteit. Het succes van onze onderneming is gebaseerd op integriteit en compliance. Om aan deze vereiste te kunnen voldoen, is het belangrijk om op de hoogte te zijn van mogelijk wangedrag, dat aanzienlijke gevolgen kan hebben voor onze onderneming.
Ons klokkenluiderssysteem wordt enerzijds gebruikt voor het ontvangen en verwerken van meldingen van daadwerkelijke of vermoedelijke overtredingen van wetten, interne richtlijnen (zoals het interne controlesysteem (ICS) en informatie over gedrag dat aanzienlijke economische nadelen voor Roto zou kunnen veroorzaken of de reputatie zou kunnen schaden.
Het klokkenluiderssysteem wordt tevens gebruikt voor het ontvangen en verwerken van meldingen van risico's of daadwerkelijke schendingen in de toeleveringsketen, in het bijzonder schendingen van mensenrechten of milieugerelateerde schendingen of de risico's van dergelijke schendingen. Gebruik hiervoor de tegel "Wangedrag in de toeleveringsketen melden".
Elke melding wordt gecontroleerd en consequent opgevolgd. De onderzoeken worden met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid uitgevoerd; indien nodig kan informatie ook anoniem worden doorgegeven. We garanderen ook de grootst mogelijke bescherming voor klokkenluiders en de betrokkenen en voor medewerkers die betrokken zijn bij het onderzoeken van de melding.
Mogelijk wangedrag melden
- U hebt de mogelijkheid om uw informatie rechtstreeks en vertrouwelijk of indien gewenst ook anoniem via het digitale klokkenluiderssysteem te verstrekken, documenten uit te wisselen en via een eigen mailbox contact te onderhouden.
- Er zijn ook andere meldkanalen beschikbaar als u het digitale klokkenluiderssysteem niet wilt gebruiken. Voor meer informatie over andere meldingsmogelijkheden verwijzen wij u naar de Roto-klokkenluidersrichtlijn of het Roto-procedurereglement.
- Belangrijke opmerking bij gebruik van het digitale klokkenluiderssysteem: indien uw voorkeurstaal niet vermeld staat, kunt u ook in een andere taal rapporteren. Klokkenluiders kunnen zelf beslissen of zij anoniem willen blijven. Het systeem is gecontroleerd op het gebied van gegevensbescherming
Een melding verrichten
Om uw melding goed te kunnen verwerken en onderzoeken, is het belangrijk dat de melding zo gericht mogelijk is. Het is nuttig als u bij het maken van uw melding rekening houdt met vijf vragen:
- Wie?
- Wat?
- Wanneer?
- Hoe?
- Waar?
Zorg er als klokkenluider voor dat uw beschrijvingen ook voor niet-deskundigen begrijpelijk zijn. Het is nuttig als u voor verdere vragen beschikbaar bent.
Roto-klokkenluidersrichtlijn/Roto-procedurereglement
Voor meer informatie over de omgang met meldingen verwijzen wij u naar de Roto-klokkenluidersrichtlijn voor informatie over algemene wetsovertredingen of interne richtlijnen, respectievelijk het Roto-procedurereglement voor meldingen in de toeleveringsketen, die u als link vindt binnen het digitale klokkenluiderssysteem.
Let op
Het klokkenluiderssysteem is niet beschikbaar voor algemene klachten, interne (persoonlijke) geschillen en conflicten of voor product- en garantievragen. Voor algemene klachten, product- of garantievragen kunt u contact opnemen met de plaatselijke serviceafdeling van Roto. Voor interne geschillen of conflicten kunt u contact opnemen met uw leidinggevende, de procesverantwoordelijke of HR.