Expertentipps für den Einkauf
„Man kann selbst nur so gut sein wie die Zulieferer, die man wählt – insbesondere in einer weltweit wirtschaftlich volatilen Situation, wie sie durch die Corona-Pandemie verursacht wurde.“ Das sagt Harald Böhm, bei Roto Leiter Strategischer Einkauf.
Harald Böhm kauft mit seinen Fachkollegen seit mehr als 20 Jahren das ein, was weltweit in den Roto-FTT-Werken zu Beschlägen oder Schlössern verarbeitet wird. „Dabei geht es um die Gestaltung einer leistungsfähigen Partnerschaft mit unseren Lieferanten. Da unterscheiden wir uns nicht von Fensterherstellern, die bei uns kaufen“, erklärt er. „Wer Produkte von gleichbleibend hoher Qualität verkaufe will, braucht gute Lieferanten und klare Vorgaben für deren Auswahl.“
Lieferantencheck
Für alle Zukäufe gibt es einen definierten Qualitätsfreigabeprozess, der auch Prüfungen im Internationalen Technologie-Center (ITC) in Leinfelden einschließt. „Wir führen dort nicht nur klassische Prüfungen nach RAL durch, sondern auch nach Anforderungen, die in anderen internationalen Märkten bestehen“, berichtet Böhm. Bis es so weit ist, dass Zulieferprodukte in teils aufwändigen Versuchsanordnungen geprüft werden, hat ihr Hersteller bei Roto allerdings einen umfangreichen Lieferantencheck durchlaufen.
Im Rahmen des Lieferantenchecks wird die Leistungs- und Zukunftsfähigkeit eines potenziellen Lieferanten nach mehr als zwanzig Kriterien bewertet. Dabei schauen die Auditoren zum Beispiel auf die Fertigungstiefe des Unternehmens, auf seinen Umgang mit Rohstoffen und Materialien, auf die Qualität von Werkzeugen den Zustand der Produktionsanlagen, der Prüfmittel und -labore. Diesen sehr gründlichen und systematischen Blick auf einen Lieferanten empfiehlt Böhm ausdrücklich auch den Verarbeitern von Halbfertigteilen wie Fensterherstellern, die beispielsweise Beschläge kaufen.
Audits zur Leistungsfähigkeit
„Wenn wir die Einführung neuer Produkte und Systeme planen wie zum Beispiel Roto NX, dann werden Lieferanten, die hier mitwirken könnten, nach einer immer gleichen Struktur umfassend gecheckt“, erklärt Böhm dazu. So werden Audits vor Ort durchgeführt um zu ermitteln, was ein Lieferant Roto und damit Fenster- und Türenherstellern weltweit zu bieten hat. Für deutsche Produzenten sei das etwas ganz Normales, so Böhm. Im Ausland sieht das oft noch anders aus.
„Weltweit ‚german made’ ist Roto auch dank umfangreicher Lieferantenprüfungen.“
Denn tatsächlich werden Lieferanten von Roto auch dort nach deutschen Maßstäben auditiert und qualifiziert, wo dies noch keineswegs zum nationalen Standard gehört.
Machbarkeitsanalysen
Werden gänzlich neue Komponenten für ein Beschlagsystem benötigt und zugekauft, beginnt die Lieferantenprüfung mit einer Machbarkeitsanalyse. „Natürlich können wir aus der jahrzehntelangen Erfahrung in der industriellen Beschlagfertigung schon recht gut einschätzen, was mit etablierter Technik machbar ist“, räumt Böhm ein. „Auch wissen wir, welche Aufgabe selbst für die sehr erfahrenen Lieferanten eine Herausforderung sein kann.
Aber das ändert nichts an den Anforderungen an die Lieferantenqualität.“ Insofern ist Roto ein ebenso anspruchsvoller wie interessanter Gesprächspartner für Zulieferer.
Böhm empfiehlt, von jedem Unternehmen, dem man die Lösung einer Aufgabe zutraut , eine professionell durchgeführte Machbarkeitsanalyse zu verlangen. Deren Ergebnis muss vom Lieferanten schriftlich vorgelegt werden und kann in einen rechtskräftigen Vertrag münden, der bindend ist:
„Roto hat mit den rund 100 wichtigsten Lieferanten vertragliche Vereinbarungen.“
Weit über dem Branchenstandard
Art und Umgang des Roto Lieferantenchecks gehen deutlich über das hinaus, was Hersteller in der Beschlag- und Fensterindustrie heute durchschnittlich praktizieren, erklärt Böhm. Wir sind sehr viel kritischer als andere. Das signalisieren uns Lieferanten. Aber wir wissen, dass uns das mittelfristig schneller und besser macht, da wir auf zeitintensive Schleifen von Versuch und Irrtum verzichten können.“ Roto lebt hier ganz nach dem Motto „Mach’s gleich richtig!“
Prozesssicherheit
Während des Checks wird auch die Prozesssicherheit eines Lieferanten ausführlichgeprüft. Schließlich muss sichergestellt sein, dass die definierte Qualität der zu liefernden Waren oder Rohstoffe nicht nur für eine kurze Zeit, sondern langfristig garantiert ist. Dieser Anspruch führt gelegentlich sogar dazu, dass Roto einem Lieferanten Prüfpraktiken auferlegt und Messinstrumente vorgibt, mit denen er die Produktionsqualität erfassen und dokumentieren muss .
Seit 2020 Systemrelevanz verstärkt im Blick
In 2020 neu hinzugekommen ist eine zusätzliche, besonders gründliche Bewertung der wirtschaftlichen Verhältnisse der sogenannten „systemrelevanten“ Lieferanten. „Wir haben genau analysiert, welche Lieferanten wir nicht kurz- oder mittelfristig ersetzen könnten, sollten diese ihren Betrieb einstellen müssen oder insolvent werden“, berichtet Böhm. Die Gruppe der dabei identifizierten Unternehmen beobachtet man seit Sommer 2020 sehr engmaschig. Die wichtigsten wirtschaftlichen Kennzahlen, wie sie auch von großen Auskunfteien erhoben werden, überprüft Roto monatlich. „Außerdem stehen wir mit diesen Lieferanten in regelmäßigem telefonischem Austausch zum Beispiel über die Auswirkungen von Corona-Schutzmaßnahmen auf die Produktion.“
Langfristig zuverlässige Produktqualität
Klare Vorgabe der Geschäftsführung an den Roto Einkauf ist es seit vielen Jahren und auch in Krisenzeiten, durch eine Lieferantenentwicklung für langfristige Verlässlichkeit bei der Produktqualität zu sorgen. Monatlich messen die Werke weltweit nach festgelegten und einheitlichen Standards, wie sich die Leistungen eines Lieferanten hinsichtlich Produkt- und Lieferqualität entwickeln. „Wenn Qualität, Zuverlässigkeit oder Service nachlassen, greifen wir sehr schnell ein, um Folgefehler zu vermeiden und Qualitätsrisiken für unsere Kunden zu minimieren.“ Läuft alles gut und damit nach Plan, gehört Roto allerdings auch zu den sehr treuen und verlässlichen Kunden der Lieferanten.
„Die eigentliche Herausforderung besteht darin, hohe Qualität zu marktfähigen Preisen herzustellen.“
Deshalb wird Lieferantenprüfung, -auswahl und -führung bei Roto sehr ernst genommen. Mit dem erfreulichen Ergebnis, dass Material, Komponenten und Dienstleistungen heute zu beinahe 100 Prozent die Ziele von Roto erfüllen. Auch bei den Lieferanten sind die Prozesse der Qualitätssicherung über die Jahre immer selbstverständlicher, robuster und damit bezahlbar geworden – ein messbarer Mehrwert für Roto Kunden.
Das Engagement entscheidet
Böhms Fazit nach vielen Berufsjahren im Einkauf: „Die strategische Ausrichtung der Lieferantenstruktur ist für ein Unternehmen eine zentrale Voraussetzung für überzeugende Produktqualität. Wenn ein Lieferant nicht tragfähig ist, dann kostet das auf lange Sicht viel Geld.“
Herr Böhm, haben Sie einen Geheimtipp für die Wahl des richtigen Lieferanten?
„Setzen wir einmal eine überzeugende Produktqualität voraus, dann gilt: Schau’ auf das Engagement deines Gesprächspartners sowie auf die Qualität der Organisation in seinem Unternehmen. Stimmt beides, dann ist eine kontinuierliche Entwicklung der Produktqualität auf höchstem Niveau auch dauerhaft zu sichern.“